Motivační dopis je přílohou životopisu a jeho úlohou je „zdůraznit" nejsilnější stránky z CV.
Motivační dopis má především vyvolat zájem zaměstnavatele se s vámi setkat. Vaším cílem není dostat práci okamžitě, ale především si domluvit s budoucím zaměstnavatelem schůzku. Motivační dopis a СV, doklady o absolvovaných kurzech, reference atd. mají jeden účel: přesvědčit zaměstnavatele aby se s vámi setkal.
Dopis má vzbudit jeho zvědavost.
Úprava motivačního dopisu je zkouškou, kterou musíte zvládnout. Mějte na mysli, že nabízíte služby podniku. Máte uspokojovat představu budoucího zaměstnavatele.
Jsou dva druhy motivačních dopisů: dopis, zaslaný jako odpověď na inzerát a dopis spontánně zaslaný podniku, který volné místo neinzeroval - v tomto případě se jedná a tzv. »spontánní zájem o zaměstnání«, která má v dnešní době stále větší význam při získávání nových pracovníků.
Představení se
Motivační dopis má být napsán na bílém papíře, bez řádků, formátu A4. Dopis by neměl být delší než na jednu stránku.
Dopis může být napsán i ručně, není to běžná praxe, ale některé firmy ručně psaný motivační dopis preferují. Zaměstnavatel má dostat originál dopisu, nikoli fotokopii. Věnujte pozornost Vašemu rukopisu, jeho „krása" není podstatná, daleko důležitější je, aby byl dobře čitelný. Nezapomeňte na podpis a datum.
A nakonec - Váš dopis má být krátký, srozumitelný a nesmí obsahovat žádné pravopisné chyby!
Obsah motivačního dopisu
Motivační dopis poskytuje dodatečné informace k Vašemu СV. Je nutné, aby mezi oběma dokumenty byl soulad a aby se doplňovaly.
Musíte ukázat schopnost umět se jasně, přesně a konkrétně vyjadřovat. Je-li to vhodné, používejte odbornou terminologii z pracovního prostředí a určité profese, o kterou máte zájem. Používejte aktivní slovesa jako: kontroluji, prověřuji, rozpracovávám, apod.
Motivační - průvodní dopis by měl být vždy přiložen k životopisu, ať je posílán poštou, emailem či faxem.
Jedná se o velice osobitý dopis popisující Vaše přání získat na svou stranu personalistu a zaujmout natolik, abyste dostali šanci zúčastnit se dalšího výběrového kola a přijímacího pohovoru. Je možné napsat i cíl Vaší profesní dráhy, případně zdůvodnit, proč reagujete právě na tuto konkrétní pozici nebo oslovujete danou společnost.
Je známo, že při prvním výběru zkušený personalista vyhodnocuje životopisy a motivační dopisy velice rychle. Věnuje jim jen půl minuty a univerzálně nastylizovaný motivační dopis personalistu nezaujme.
Prezentace vašich schopností a nabídky by měla být uzpůsobena charakteru pozice, o kterou se ucházíte a reflektovat i váš zájem o danou organizaci. Zamyslete se, na co o sobě a svých schopnostech a očekáváních chcete na půl stránce upozornit.
Nemáte-li zkušenosti s psaním průvodních dopisů, představte si situaci, ve které sedíte ve vámi vybrané firmě a ve stručnosti se personalistovi představujete a zdůrazňujete svoje přednosti a důvody, proč by měl věnovat pozornost vašemu životopisu a zařadit Vás do dalšího kola výběrového řízení na danou pozici.
Vzorové motivační dopisy neexistují. Příklady motivačních dopisů, které uvádíme, Vás mohou inspirovat. V žádném případě nezapomínejte, že máte u svého budoucího zaměstnavatele vzbudit pozornost a zájem. Musíte ukázat, že projevujete zájem právě o tento konkrétní podnik, nikoliv o jinou firmu.
Jedno a totéž СV je možné poslat různým podnikům, motivační dopis však má být určen pouze konkrétnímu podniku nebo firmě.
Odpověď na inzerát
Motivační dopis odpovídá na jednotlivé požadavky inzerátu a sleduje čtyři základní směry:
- vztah k inzerátu - uveďte, kdy a v jakém deníku či jiném tisku inzerát vyšel
- prezentace uchazeče - zdůrazněte Vaše silné stránky a dovednosti ve vztahu s potřebami podniku,
- žádost o setkání - podnik zaměstnance potřebuje, vy se o práci ucházíte a splňujete všechny požadavky a to je důvod, proč se chcete setkat,
- nakonec - nezbytné společenské fráze, které dokazují, že se umíte slušně chovat.
Spontánní zájem o zaměstnání:
Více než třetina volných pracovních míst bývá obsazena bez zveřejnění inzerátů. To znamená, že je pro Vás výhodné kontaktovat podniky, které jsou pro Vás zajímavé, přestože nabídku volných pracovních míst v žádné inzerci neuveřejnily.
Spontánní dopis má obsahovat také čtyři základní okruhy, které se pouze v prvním bodě liší od motivačního dopisu.
- Znalost podniku a důvody proč zaměstnavatele oslovujete. Na samém začátku dopisu dokažte, že podnik znáte, upřesněte, jakou práci hledáte.
- Prezentace uchazeče - uveďte a zdůrazněte Vaše silné stránky, znalosti a dovednosti, vše s ohledem na potřeby podniku. Důležitá je také motivace a zájem o dění v instituci, kterou oslovujete.
- Žádost o setkání s poznámkou, že si dovolíte kontaktovat odpovědné pracovníky.
- Závěrečné formulace, formální ukončení dopisu.
Obracejte se vždy na osobu, do jejíž kompetence spadá práce s novými zaměstnanci, nejčastěji jsou to vedoucí zaměstnanci personálního oddělení nebo personální ředitel.
Obecně platné pravidlo - odpovídat požadavkům
Dopis musí obsahovat tři základní body:
- Podnik, firma - znalost podniku
- Vy - Vaše osoba - údaje o Vás
- Služba, kterou jste schopen podniku nabídnout.
Jako každý dobrý „prodávající" začněte tím, že projevíte zájem o „Vašeho zákazníka" - tedy „o firmu". Zjistěte si dostatek informací o její činnosti, rozvoji, výrobě, perspektivách a plánech. Čím více o podniku víte, tím lépe vystihnete to nejdůležitější. Zmiňte se několika slovy o tom, proč podnik přilákal Vaši pozornost, bude jasné, že nejdete „naslepo".
Máte něco „na prodej" - svoje znalosti, dovednosti schopnosti. Podařilo se Vám navázat kontakt s určitým podnikem? Znamená to tedy, že máte znalosti, schopnosti a dovednosti, které mu můžete nabídnout. Musíte je umět „prodat" - potencionální zaměstnavatel si jich musí všimnout, musí být přesvědčen, že jste to právě VY, kdo odpovídá jeho požadavkům.
Pojítkem mezi podnikem a Vámi je právě to, co můžete podniku nabídnout. Dávejte pozor, abyste neopakoval(a) v motivačním dopise to, co je již uvedeno ve Vašem CV. Vaše jednání má být aktivnější! Od zájemců o zaměstnání je vyžadována exaktnost, dynamičnost, sebejistota aj. Jednejte konkrétně.
Chyby, kterých je dobré se vyvarovat:
- Neopakujte Vaše CV: motivační dopis je dodatkem k CV, má nabídnout a zdůraznit Vaše přednosti a osobní kvality.
- Neříkejte všechno: úkolem motivačního dopisu je zaujmout zaměstnavatele a být pozván na pohovor. Další argumenty si nechte až na setkání se zaměstnavatelem, vyvarujte se příliš podrobného psaní, jedna stránka je dostačující.
- Nepoužívejte záporné formulace: mluvte pozitivně! Ukažte se v nejlepším světle, zdůrazněte, že jste někdo, kdo má hodnotu a samozřejmě neříkejte nic špatného o svých bývalých zaměstnavatelích!
Nepoužívejte dlouhá větná spojení: vyjadřujte se jasně a konkrétně! - Neuvádějte své platové požadavky. Budete-li v tomto smyslu požádán, uveďte nejnižší a nejvyšší platovou hranici, která by odpovídala realitě. Seznamte se proto i s jinými nabídkami. Uveďte případně, že výše Vašeho platu bude vyplývat z vykonávané práce a z příslušné odpovědnosti.
- Oslovujte určitou osobu: ukažte, že jste informován a adresujte dopis konkrétní osobě, je to mnohem vhodnější, než uvádět neosobně „vážený pane řediteli".
Jak dál?
Správně napsaný motivační dopis je ten, jehož výsledkem bude zájem o setkání s vámi a pozvání na přijímací pohovor!
Ukažte své dopisy příbuzným, kolegům, odborníkům. Každý Vám řekne, co se mu líbí a co ho přivádí do rozpaků, nikdo však nemá stoprocentně pravdu. Vyslechněte, co Vám bylo řečeno, a pak jednejte podle Vaše vlastní úvahy.
Nezapomínejte se podívat na internetové stránky, které Vám nabízejí rady a nástroje k hledání pracovních příležitostí.
http://portal. mpsv. cz/sz/local - Informace o úřadech práce ČR
http://portal. mpsv. cz/sz/call_centrum - Kontakt na call centrum Správy služeb zaměstnanosti MPSVMPSV
http://portal. mpsv. cz/sz/obcane/navod - Co dělat při ztrátě zaměstnání
http://portal. mpsv. cz/sz/obcane/vmjedno - Hledání volných pracovních míst
http://portal. mpsv. cz/sz/obcane/skoly - Vyhledávání v databázi základních a středních škol umožňující vyhledávání i podle oborů
http://portal. mpsv. cz/sz/obcane/istp - Vyhledávání informací o požadavcích jednotlivých profesí a pracovních pozic